Jaki CRM dla agencji reklamowej?

Wsparcie sprzedaży i realizacji projektów w jednym miejscu

Mikro i względnie małe agencje reklamowe, agencje interaktywne oraz firmy oferujące materiały reklamowe, organizują swoją pracę korzystając z podstawowych i łatwo dostępnych narzędzi, takich jak kalendarze, dysk i narzędzia google oraz popularne komunikatory. Dopełnieniem jest biuro księgowe, które panuje nad rozliczeniami.

Mimo wszystko, coraz częściej już kilkuosobowe zespoły poszukują systemów typu CRM, do organizacji pracy i budowania relacji z klientami. Dzieje się tak wraz ze wzrostem skali i pojawiającymi się trudnościami w koordynacji pracy wielu osób oraz przetwarzaniem informacji z wielu różnych źródeł. Natłok zadań i danych, które przetwarzane są przez pracowników każdego dnia wymaga pracy ze wsparciem odpowiedniego narzędzia. Naturalne stało się poszukiwanie rozwiązań, szczególnie w momencie, gdy zespół działa zdalnie.

Jaki system CRM do agencji reklamowej będzie odpowiedni?

Im większy zespół tym potencjalnie więcej informacji może umykać Twojej firmie. Handlowiec zapomni zadzwonić do potencjalnego klienta, który następnie wybierze usługi konkurencji. Grafik zapomni jakie były ustalenia, więc zrealizuje zadanie po swojemu.

Podobny problem wynikający z braku standardów przetwarzania informacji zauważysz w momencie odejścia pracownika. Nikt w firmie nie będzie wiedział z jakimi klientami i o czym rozmawiał, przez co tracisz szansę na efektywne domknięcie już rozpoczętych tematów.

Agencja reklamowa może potrzebować wsparcia szczególnie w dwóch obszarach działalności - sprzedaży i zarządzania zleceniami (a nawet złożonymi projektami).

Niezależnie od tego czy prowadzisz inbound czy outbound marketing, CRM dla agencji reklamowej jest w stanie usprawnić Twoją sprzedaż.

Przetwarzanie informacji o szansie sprzedaży

Kampanie sprzedażowe w systemie CRM pozwalają gromadzić informacje o potencjalnych transakcjach w jednym miejscu. Kampania składa się z kilku etapów, które możesz dostosować do potrzeb własnego biznesu (zmieniając ich liczbę i nazewnictwo). Na kanbanie umiejscowione są “szanse sprzedaży”,które zawierają wszystkie informacje o potencjalnej sprzedaży.

Wraz z osiągnięciem kolejnych kroków przez handlowca, szansa przesuwa się po kampanii sprzedażowej, co pozwala kierownikowi na szybkie zweryfikowanie na jakim etapie rozmów z danym klientem jest obecnie sprzedawca (bez poświęcania czasu na szczegóły).

W karcie szansy sprzedaży znajdują m.in.:

1. informacje o źródle pozyskania,
2. notatki ze wszystkich rozmów z tym klientem,
3. zaplanowane kolejne zadania (w systemie możesz prowadzić kalendarz, zintegrowany z kalendarzem w Twoim telefonie),
4. cele, które handlowiec powinien zrealizować na danym etapie z klientem (np. “doprecyzowanie potrzeb”),
5. podpięte dokumenty np. oferty handlowe,
6. atrybuty wynikające ze specyfiki Twojego biznesu - możesz samodzielnie dodawać pola, które będą widoczne w każdej szansie sprzedaży.

Jeżeli prowadzisz sprzedaż produktów i/lub usług, a sposób pozyskiwania klienta w obu przypadkach jest różny to warto oddzielić te szanse od siebie i prowadzić je w osobnych kampaniach, co znacznie uprości analizę danych.

System CRM dla agencji reklamowej to kopalnia wiedzy o potencjalnych i obecnych klientach. Kampanie sprzedażowe to także zestaw raportów, który prezentuje takie informacje jak:

1. napływ szans w danych kampaniach,
2. liczba i wartość szans na każdym etapie kampanii sprzedażowej,
3. aktywność handlowców - jakie typy zadań wykonali (ile spotkań, ile przesłanych ofert itp.),
4. konwersję lejka pomiędzy etapami w kampanii (możesz szybko zweryfikować, gdzie występuje wąskie gardło i szukać informacji o jego przyczynach w kolejnych raportach),
5. przyczyny utraty szans sprzedaży (notatki pracowników, pogrupowane i wyjaśniające, dlaczego straciliście szansę na nowego klienta),
6. i inne: sprawdź możliwości :)

Co zyskujesz?

1. uporządkowany proces sprzedaży,
2. spójny standard obsługi potencjalnych klientów,
3. oszczędność czasu - jedno, proste narzędzie pracy dla handlowców,
4. jedno miejsce przechowywania informacji o potencjalnych klientach,
5. źródło wiedzy o przyczynach utraty szans sprzedaży,
6. bezpieczeństwo - tylko uprawnione osoby mają dostęp do informacji o kontrahentach.

Przetwarzanie informacji o potencjalnych i aktualnych klientach

W systemie przechowywane są dane o kontrahentach. Część danych jest tożsama dla wielu firm (NIP, adres itp.). Inne, zgodne ze specyfiką Twojego biznesu możesz dodać samodzielnie. Dodatkowe atrybuty możliwe do wyświetlenia w karcie kontrahenta umożliwiają segmentacje klientów, a następnie sprawne wyszukiwanie lub pobranie adresów e-mail i wykorzystanie ich w mailingu.

Przykładowe atrybuty w karcie kontrahenta to:

1. branża,
2. skala,
3. status relacji,
4. pole opisowe.

W karcie kontrahenta znajdują się także wszystkie:

1. notatki z nim powiązane,
2. lista zaplanowanych zadań (np. kontaktów),
3. zrealizowane zlecenia dla klienta,
4. powiązane dokumenty (zamówienia, oferty, faktury).

Co zyskasz przechowując te dane w systemie?

1. dane nie zostaną zgubione,
2. tylko uprawnione osoby będą mieć do nich dostęp,
3. sprawną zastępowalność np. pracownika przebywającego na urlopie,
4. porządek w historii współpracy z klientami,
5. spójny standard obsługi klientów i przechowywania danych.

Zarządzanie zleceniami i projektami

Empireo umożliwia także zarządzanie zleceniami za pomocą wygodnych tablic kanban. Zlecenia mogą zawierać dowolne atrybuty (np. opisowe, listy), co pozwala na dopasowanie tego obszaru pod specyfikę działania konkretnej agencji.

Empireo porządkuje przepływ zleceń, dzięki tablicom Kanban. Oprócz tego system dla agencji reklamowej pozwala zarządzać projektami na wykresie Gantta.

Co ważne, w systemie można tworzyć wiele tablic, dla każdego zespołu osobno.

W karcie każdego zlecenia znajdują się także zaplanowane zadania, które są wyświetlone również na kalendarzu. Zadania mogą być zintegrowane z kalendarzem na telefonie.

Oprócz tego, widoczne są wszystkie zdarzenia (wykonane zadania) wraz z notatkami. Ta cała historia zleceń i zadań znajduje się także w karcie kontrahenta. W ten sposób historia współpracy jest łatwa do odszukania.

System zlicza godziny poświęcone na zlecenie, na podstawie informacji w zdarzeniu, co usprawnia sposób rozliczania z pracownikami.

Wbudowany komunikator

Wiemy, jak ważny jest przepływ informacji w firmie, dlatego systemie dostępny jest komunikator, który umożliwia wysyłanie wiadomości indywidualnych, grupowych oraz przeszukiwanie wątków. Wiadomości mogą być wiązane z konkretnym zleceniem czy szansą sprzedaży, a jednocześnie łatwo do nich dotrzeć przez stałą ikonkę w menu.

Główną zaletą jest to, że wszystkie ustalenia dotyczące sprzedaży, projektów czy klientów znajdują się w systemie i nie można ich usunąć. W ten sposób mamy pewność, że cała historia komunikacji nie zniknie i zawsze można wrócić do potrzebnych informacji.

Jeden system = wiele możliwości

Dla właściciela agencji zarządzanie firmą, nadzorowanie sprzedaży i projektów w jednym systemie to znaczna oszczędność czasu i pieniędzy. Dzięki tablicom kanban szybko zorientujesz się w sytuacji działu sprzedaży czy realizacji zleceń, a zestaw raportów pozwoli Ci być na bieżąco z kluczowymi wskaźnikami.

CRM dla agencji marketingowej porządkuje kluczowe procesy, dostarcza niezbędnych informacji w odpowiednim momencie, jest łącznikiem między działami - dba o komunikację.

Dla właściciela agencji system stanowi centrum dowodzenia. Oszczędza mnóstwo czasu i umożliwia stabilny rozwój w oparciu o realne dane.

Jeden system zamiast wielu narzędzi to bezpieczeństwo przechowywania informacji i wygoda. Jego znaczenie docenia się także w przypadku nagłej potrzeby zastąpienia pracownika - wszystkie informacje o kliencie będą pod ręką.

Empireo to system CRM dla agencji reklamowej i marketingowej, który możecie wypróbować przez 30 dni za darmo. W tym czasie możemy pomóc Wam dostosować jego możliwości do potrzeb Waszej firmy.

Kliknij tutaj, aby wypróbować bezpłatnie Empireo.